Convertir un documento de papel a digital es un proceso cada vez más recurrente en las organizaciones, pero no sólo se trata de escanear los archivos, sino hay procesos para eficientar su administración y otros que permiten conservar su valor legal por el tiempo que se requiera. Rodolfo Lomascolo, vicepresidente de desarrollo de negocios de STS Group, empresa que brinda el servicio de almacenamiento para conservar el valor legal de archivos digitales, explicó en entrevista con Interfase que desde una fotografía, hasta un contrato pueden ser digitalizados y guardados el tiempo que se requiera con el valor legal por todo el periodo. De acuerdo con Juan Luis Rodríguez, gerente de soluciones de Xerox Mexicana, digitalizar documentos ofrece ventajas como respaldo de la información y seguridad.
Convertir un documento de papel a digital es un proceso cada vez más recurrente en las organizaciones, pero no sólo se trata de escanear los archivos, sino hay procesos para eficientar su administración y otros que permiten conservar su valor legal por el tiempo que se requiera.
Rodolfo Lomascolo, vicepresidente de desarrollo de negocios de STS Group, empresa que brinda el servicio de almacenamiento para conservar el valor legal de archivos digitales, explicó en entrevista con Interfase que desde una fotografía, hasta un contrato pueden ser digitalizados y guardados el tiempo que se requiera con el valor legal por todo el periodo.
"Lo que hacemos es envolver al objeto en diferentes capas criptográficas, que es como si los selláramos dentro de cápsulas electrónicas, lo que se hace es que sea imposible eliminar y modificar el documento, y siempre que accesas al documento puedes ver qué contiene la información, de quién, dónde, cuándo y qué se firmó", dijo el directivo.
Y es que, de acuerdo con Lomascolo, un documento digitalizado podría perder su valor legal en caso de ser modificado, por lo que STS Group se dedica a guardar los archivos originales para que sólo los autorizados tengan acceso a ellos y evitar la modificación de los documentos.
"La tecnología que se utiliza es similar a la de la firma electrónica, que es un mecanismo seguro de protección y validación de un documento", detalló Lomascolo, "por ejemplo, damos las herramientas para hacer un contrato y se almacena con todas las evidencias de quién y cuándo se firmó, y eso lo vamos a almacenar por el número de años que se necesite, si se requiere por 10 años, garantizamos la integridad y autenticidad de ese contrato por ese tiempo".
El servicio que ofrecen, explicó Lomascolo, permite a las organizaciones eficientar sus procesos y tener un ahorro, ya que, a diferencia de los archivos en papel, los digitales son mucho más fáciles de almacenar y clasificar.
Facilitan su administración
Jaime Morales, director de Information Intelligence Group de EMC, señaló que la digitalización de documentos en México y Latinoamérica lo hacen en su mayoría los gobiernos federales y organizaciones bancarias, pero lo más importante es que sus archivos conservan el valor legal.
El directivo destacó que la tecnología permite administrar los archivos digitales y darles el valor legal por el tiempo que así se requiera. "Cada día estamos más hacia allá (digitalizar documentos y que conserven su valor legal), hay una firma electrónica avanzada como la del SAT, los sellos digitales son tecnologías que dan protección a los documentos", explicó. De acuerdo con Juan Luis Rodríguez, gerente de soluciones de Xerox Mexicana, digitalizar documentos ofrece ventajas como respaldo de la información y seguridad.