Por año el volumen de documentos en una empresa se ha incrementado hasta en un 30%, uno de cada tres usuarios prefiere imprimir y cerca del 50% de las organizaciones confía más en los documentos en papel, explicó Beatriz Escotto, gerente de producto de oficina de Xerox Mexicana. Para la compañía es importante brindar al usuario la confianza y las herramientas que le permitan mejores prácticas de digitalización y enrutamiento de documentos de una manera eficaz y con costos efectivos.
Entre los retos y riesgos en la administración de papel que la ejecutiva reconoce se encuentran: la administración de documentos tiene un alto costo, los documentos en papel complican el cumplimiento de algunas normas además impiden una estrecha colaboración.
Todo esto sin contar los riesgos en materia de seguridad pues al manejar la administración de documentos en papel genera riesgos que se pueden resolver con la digitalización de los mismos. Ante esta situación la propuesta de la firma se enfoca en equipos multifuncionales que integren el software adecuado así como escáneres que sean fáciles de configurar, usar y capaces de administrar flujos de trabajo que lleven hacia una digitalización inteligente y flexible. Para lograr esto y más, aquellos equipos que permiten la digitalización de más de 45 páginas por minuto integran la aplicación Dokmee Capture.
Saúl García, ejecutivo de ventas de Xerox Latinoamérica, explicó que la digitalización de documentos va más allá de tomar un documento y escanearlo pues se debe tomar en cuenta cuál va a ser el objetivo final de este, por lo que este software permite la extracción de metadatos de la digitalización y puede enviarla a un flujo de trabajo para determinar cómo se organizará. Los pasos que sigue Dokmee Capture son: digitalización, control de calidad, re-escanear, indexación, control de calidad de la indexación, exportación y reportes.
NSI AutoStore TM es otra de las herramientas que permiten dar sentido a los documentos. Esta aplicación está basada en el servidor que organiza la captura y envía de manera segura los documentos. La información se puede subir a una base de datos y es adecuada para organizaciones de cualquier tamaño.
Algunos de los escáneres son los modelos DocuMate 5460 que permite la digitalización de 60 páginas por minuto y el DocuMate 4790 de 90 páginas por minuto y hasta 180 páginas en modo dúplex. Estas soluciones pueden ser adoptadas por empresas pequeñas hasta grandes corporativos así como por mercados como la banca, gobierno, la industria farmacéutica, salud, finanzas, entre otras.
La compañía contempla la capacitación para sus canales de manera semanal en línea a fin de llevarles todo lo relacionado con sus soluciones, manera de implementar y uso de las herramientas. Los mayoristas en los que actualmente se apoya son: Azerty, CT Internacional, Daisytek, Exel del Norte, DC Mayorista e Ingram Micro.