Office 2016: La transformación hacia lo digital

Las personas dentro o fuera de la oficina se sienten cada vez más cómodas con el manejo de la información por la vía electrónica y los dispositivos que hoy día existen. Nos hemos abierto a la idea de que la información importante se debe guardar electrónicamente, sin necesidad de retener registros anticuados en papel, y eso no deja de ser una noción liberadora.

Sobre el papel que utilizamos para documentos dentro de las empresas, en general, se trata de papel con información (ya sea que venga de forma alfa, numérica o en ilustraciones) y se utiliza para guardar registro de la misma o para distribuirla a otros que tengan que ser partícipes de dicha información. Paso siguiente es generalmente aceptarla o modificarla, para luego almacenarla. ¿Ahora bien, con toda la tecnología que tenemos hoy en día, acaso no se nos ocurre algo mejor que imprimir en un medio desarrollado hace más de 2 mil años?

Microsoft Office 2016 cuenta con nuevas aplicaciones que estimulan al usuario a compartir y colaborar con documentos en línea. Por un lado, la aplicación Sway es para la creación de contenido ligero, y por otro, Delve es un agregador de información empresarial. Considero que ambas nos ayudarán a progresar en lo que respecta a colaborar e intercambiar datos virtualmente, en lugar de hacerlo físicamente con documentos de papel. Vale la pena resaltar la perspectiva y el esquema mental detrás de las mismas, que nos hará avanzar hacia la era sin papel.

Naturalmente que no se trata de algo que va a suceder de un día para otro, tendremos que pasar por una transición gradual en lo que incorporamos los datos y registros antiguos que tenemos en existencia. Aparte, las organizaciones de todas formas van a tener que ocuparse de aquellos documentos en papel que les sigan llegando provenientes de organizaciones menos progresistas. Muchas son las organizaciones que han migrado hacia los servicios de impresión administrada MPS mediante los cuales el papel y las impresiones se pueden asegurar, controlar y reducir, no obstante, el paso siguiente habría de ser cómo transformar estos datos duros en datos electrónicos inteligentes.

En los últimos seis años, Xerox ha sido elegido en el mercado de MPS, no solamente debido a su capacidad para gestionar estos tipos de entornos de impresión, sino que además, por su visión de futuro en cuanto a ayudar a organizaciones a dar ese paso. Una de sus funcionalidades únicas es su plataforma de software ConnectKey en sus dispositivos multifuncionales. Se trata de un ecosistema que permite a las organizaciones ser más productivas con sus datos y ofrece funcionalidades que integran a cabalidad soluciones móviles, de escaneo y en nube en todos los dispositivos ConnectKey.

Naturalmente que Xerox y Microsoft no están solos en lo que respecta a ayudar a organizaciones a realizar esta transición, sin embargo son líderes en el ámbito y lo siguen siendo por sus ideas y su tecnología de avanzada. En los años próximos, la dependencia de las personas en la información sobre papel, se irá reduciendo sustancialmente a medida que la mayoría vaya acomodándose mejor y aceptando más estas nuevas tecnologías.