La reducción del papel en la era digital

Uno de los impulsos más grandes a este sector fue la obligación actual de las empresas de presentar sus documentos digitalizados ante el SAT, como lo son facturas, balances de cuentas y control de nóminas. “Recordemos que desde el año 2013 se anunció la estrategia digital nacional y con ello se dio un gran impulso a este sector. Nosotros ayudamos a las compañías a cumplir con estos cambios y a facilitar sus procesos de negocio a su vez”, opinó Karla Ortiz, gerente de marketing de Canon México.

Para Daniel Coronado, gerente de producto de HP, no es solo es esta la razón por la que crece la demanda de soluciones sino por los extensos beneficios reales que les trae a los usuarios a largo plazo.

Hoy en día las empresas han identificado que al hacer uso hardware y software de digitalización se pueden alcanzar ahorros importantes al reducir los consumos de papel. Un dato interesante que destacó Ortiz, es que según estimaciones de estudios realizados por su empresa los empleados de una compañía pueden tardar un aproximado de cuatro horas de tiempo en busca de archivos físicos. Al digitalizar las búsquedas largas quedan atrás. En lo anterior coincidieron los entrevistados para este especial, quienes aseguraron que la administración es más rápida y de modo sencillo: “se mejoran los flujos de trabajo, se aumenta la productividad de los empleados y los beneficios se ven a largo plazo”, especificó Coronado; no obstante, agregó que algunas empresas aún ponen resistencia al cambio de sus procesos debido a la costumbre de trabajar con papel, lo anterior es un hecho que aquellos quienes llegan al usuario final pueden experimentar de cerca: “muchas empresas tienen hábitos y es difícil cambiarlos. Es un tema cultural a muchos les gusta trabajar con papel”, confirmó Ramón Ibarra, gerente técnico y de soluciones de Mayorista de Servicios Administrados (MSA).Continuando con los beneficios, otros destacados fueron la seguridad y control que las empresas pueden tener de su información, “con el uso de documentos digitales la información es menos vulnerable a la fuga de información, por ejemplo”, agregó Ortiz: “las empresas ahorran de entrada por dejar de utilizar medios físicos de almacenamiento, como bodegas y en segundo lugar por la impresión de copias repetidas del mismo documento en papel que puede reducirse desde un 20 a un 30%, dependiendo del proceso”, indicó el ejecutivo de MSA.

Pero es importante destacar que hablar de digitalización es más que la reducción del uso de papel, ya que hasta hoy no es el objetivo prescindir de éste, aunque su reducción está implícita, sino facilitar gracias a medios digitales el uso y almacenamiento de los documentos. “Aún falta tiempo para dejar de consumir papel, lo más importante es de qué manera se organizan los documentos, y de la accesibilidad ya que no solo se trata del almacenaje sino de dotar de inteligencia los procesos”, opinó Sandra Gálvez, responsable de marketing para los canales de AL en Kodak Alaris.”La línea de digitalización de documentos en América Latina ha presentado un crecimiento fuerte desde 2009 y este se mantiene. En México, muchos usuarios finales ya identifican sus beneficios y hacen uso de estas soluciones”: Francisco Aguirre, gerente de producto Epson.repor_doigitalizacion2Características que requieren el software y el hardware.

Para que los canales puedan ofrecer equipos adecuados de digitalización las marcas cuentan con productos especializados que ayudan a cumplir con las necesidades de cada proyecto. Coronado clasificó en dos estos equipos: aquellos destinados a la digitalización de archivos muertos a nivel producción y los otros enfocados a las tareas del día a día. A los primeros se les exigirá más en término de rendimiento y volumen.

Ahora bien, algunas de las características más destacadas que los equipos requieren para ofrecer servicios de digitalización de documentos son: velocidad, volumen y capacidades del software.

Para hablar de estas características es importante diferenciar entre los elementos relevantes del hardware y del software. Los equipos físicos como multifuncionales o escáneres deben ser de calidad y resistentes, diferenciándose así de los productos de entrada. “Los equipos que ofrecemos pueden digitalizar de 40 a 50 páginas por minuto y escanear al mismo tiempo a doble cara, alcanzando un total de hasta cinco mil páginas durante el día, esta es una característica que deben de ofrecer los equipos”, destacó Coronado.

Juan Luis Rodríguez, gerente de soluciones de Xerox, afirmó que para ofrecer este tipo de servicios se requieren equipos profesionales para brindar calidad en las imágenes y diferencial en el tipo de escaneo, acotó que lo anterior requiere un procesamiento profesional.

Ramón Ibarra, aseguró que los equipos que se pueden ocupar van desde un multifuncional, hasta un escáner de alta velocidad que pueda detectar hojas en blanco o escáneres que eviten el ruido, además se requiere un servidor con ciertas capacidades de almacenamiento, herramientas de flujo de trabajo y administración de información, para almacenar y procesar la información.

Otra característica importante, que es labor del fabricante, es contar con diferentes líneas de producto: “escáneres desde los más básicos para front desk, hasta los más robustos de alta velocidad. A su vez, en nuestro caso, contamos con otra característica para la protección de documentos cuando hay atasco o posible daño de documentos y separadores de código de barras”, agregó Sandra Gálvez. Referente al software, el cual representa un papel esencial en el tema. Estos desarrollos van más allá de la presentación del documento digital, ya que deben de tener la posibilidad de indexarlos, organizarlos y administrarlos. También deben de ser compatibles con sistemas operativos como Linux, Windows, etcétera o con otros sistemas administrativos que utilizan las organizaciones. Gálvez explicó que en su caso esta compatibilidad ya está en los equipos, pero si se requiere mayor complejidad se pueden hacer los ajustes específicos con nuevos desarrollos.

Por su parte, el ejecutivo de HP mencionó que son dos los tipos de software que manejan, por un lado aquel del equipo, que se utiliza para la captura y el que vive en el servidor, que tiene otras posibilidades, como por ejemplo el reconocimiento de los caracteres.

La oferta de interfaces amigables, es otro factor destacado por Francisco Aguirre, gerente de producto de Epson, quien detalló que en el futuro de las soluciones se apunta a desarrollos más sofisticados y robustos, pero mucho más fácil de usar y con herramientas para programar de modo más sencillo: “El software debe facilitar a los usuarios el manejo de los documentos y ser una herramienta para virtualizar, que a su vez sea compatible con los sistemas de las empresas”, puntualizó.

Asimismo, existen marcas en el mercado que ofrecen compatibilidad con dispositivos móviles, ésta es una ventaja para controlar los documentos de modo remoto y por conexiones inalámbricas.

Seguridad. Algunas de las principales reservas, según así lo comentaron algunos de los entrevistados, puede tratarse de dos principalmente, la resistencia al cambio en la cultura de trabajo, como ya lo mencionamos anteriormente y la segunda se trata de la seguridad de los documentos en la red.

Lo cierto es que en ambos formatos existe posibilidad de que algo indeseado suceda, pero para reducir al máximo esta posibilidad en el mundo digital algunos fabricantes han incluido ya soluciones seguras para los archivos que pueden ser encriptados: “luego de la encriptación los archivos pueden ser firmados electrónicamente para que no sean alterados, esta firma es invisible y solo por medio de una aplicación se puede visualizar. Luego de ello, la pregunta es ¿dónde se almacena? y para ellos tenemos un software determinado como una solución Enterprise que muestra quién lo visitó y cuándo”, detalló el ejecutivo de Xerox. Aguirre agregó que es necesario que los equipos cuenten con funciones de encriptación y manejan comandos reservados compatibles con todos los sistemas.

Karla Ortiz, resaltó que la seguridad implica incluso desde el acceso a los equipos y por ello los productos pueden incluir reconocimiento de huella dactilar, filtros de seguridad y restricción de accesos.repor_doigitalizacion3Servicios y el rol del canal.

Referente a la oferta de servicios, Rodríguez indicó que los canales no solo deben conocer los dispositivos y contar con equipos de calidad, sino con toda una metodología de trabajo: “el documento debe de ser sometido a diferentes partes donde se quita todo el ruido de la imagen y se le da un tratamiento especial y así va pasa por distintas fases hasta la gestión, administración, establecimiento de políticas para sus accesos, etcétera.”

La ejecutiva de Kodak Alaris resaltó que los canales pueden no solo hacer la entrega de equipos, también realizar la entrega completa lo que implica otros factores como asesoría, servicios, mantenimiento arreglos, con lo que tienen la oportunidad de extender el ciclo de negocio, aumentar el margen y fortalecer la relación con los clientes.

Ahora bien, para que lo anterior sea posible, luego de encontrar el equipo perfecto y la marca adecuada con la que trabajarán en sus proyectos, el rol de los canales que comercializan este tipo de soluciones se remite a no solo conocer las características de los equipos, sino también los procesos y flujos de trabajo de los usuarios finales y la industria a la que están llegando. “El principal rol del canal es ser un consultor y asegurarse de analizar los procesos de los clientes para encontrar una forma de mejorarlo”, comentó al respecto Coronado. Para Rodríguez, si no se llega y se ofrece el producto más adecuado con un objetivo concreto se puede incluso llegar al retroceso tecnológico: “las empresas buscan más una consultoría integral ya que no quieren hacer inversiones frustradas”, acotó el ejecutivo de Xerox.

Por lo anterior, algunos fabricantes son incisivos con el canal para formarlos con un perfil adecuado que los ayude a desarrollar este expertise, para Rodríguez esto significa exigirles una formación, cierta infraestructura de red y personal experto que pueda manejar una metodología de implementación y un plan de trabajo estructurado.

Aguirre recomendó a los socios interesados en trabajar con estas soluciones estar siempre cerca de los fabricantes y aprovechar el soporte y formación que estos les ofrecen, ya que en el conocimiento de la industria está la clave del éxito. Además, como ya se sabe y al igual que en otras soluciones los márgenes se incrementan en la medida en la que son capaces de pasar de la venta de productos a la oferta de servicios. Estamos hablando de márgenes recurrentes que en su mayoría afirmaron los entrevistados ser de dos dígitos entre un 15 y 20%, algunos incluso apuntaron a un 20 y 30%.”Hoy en día podemos llegar a una empresa con servicios administrados de impresión y posteriormente podemos subir la oferta a digitalización al identificar algún tipo de procesos donde al cliente le hace sentido dejar de imprimir”, comentó, Ramón Ibarra de MSA, quien con base en su experiencia ha identificado que esta es una forma natural de llegar a los proyectos, proveyendo soluciones que van desde, “el financiamiento del equipo, ya que puede ser que se requieran escáneres especializados para digitalizar los archivos, luego incluye el análisis de procesos, personal que opera el procesos de digitalización y armado de la base de datos de la información”. Agregó que dependiendo de los proyectos se apoyan en los fabricantes.

Por último, los especialistas coincidieron en que el sector financiero es el más interesado en estas soluciones, asimismo se habló de gobierno y nivel corporativo.

Publicado por eSemanal.