Aunque una de las preocupaciones de las empresas de cualquier tamaño, es el desperdicio de recursos en las oficinas, muy pocas compañías conocen realmente cuánto tiempo y dinero invierten en sus procesos personales de documentos y en los dispositivos de impresión.
Xerox informa que en promedio, cada documento es copiado entre 9 y 11 veces, a la vez que pasa por revisión, edición, o aprobación. Este problema supone altos costos financieros por gastos de papel y tinta, además de los daños ecológicos. Para ahorrar y optimizar recursos, Xerox emitió cuatro pasos prácticos de impresión inteligente para el funcionamiento eficiente de una empresa de cualquier tamaño.
El primero es hacer conscientes a los empleados de las características de impresión de sus equipos y la importancia de usarlas, además de que no es necesario imprimir todo, ya que los formatos digitales de hoy en día, así como los métodos de envío como correos electrónicos o publicaciones en un sitio web, son alternativas ecológicas que ahorran muchos recursos y gastos.
La digitalización es buen aliado, ya que casi el 90% de la información del mundo está en papel y una buena parte de eso está en el olvido. Formularios, estados de cuenta, remisiones, cotizaciones, y facturas pueden circular de forma digital entre las personas o los departamentos implicados sin necesidad de imprimirse, y pueden quedar almacenados en una base de datos para su revisión posterior o impresión sólo en caso necesario.
En caso de que en su oficina existan más de tres impresoras, es necesario contar con un programa centralizado para su control, como la tecnología ConnectKey de Xerox, cuyas aplicaciones amplían las capacidades de su impresora multifunción compatible simplificando y disminuyendo las tareas cotidianas.
Por último, es aconsejable utilizar Servicios Administrados de Impresión, (MPS) ya que pueden ayudar a reducir el impacto ambiental relacionado al funcionamiento de los dispositivos para alcanzar las metas en materia de sustentabilidad ambiental, reducir el consumo de papel, disminuir el uso de energía y eliminar los desechos. Utilizando los MPS de Xerox, obtendrá el control de sus documentos y ahorrará hasta un 30% en el proceso.
Publicado por Infochannel