Para los bancos adaptarse a las nuevas tecnologías y formas de consumo no solo se limita a tener una página web o a promocionar una App de servicios financieros. El avance tecnológico permite que los sectores económicos evolucionen y se ajusten, cada vez más, a las nuevas tendencias para brindarle una experiencia más eficiente a sus colaboradores y clientes.
Frente a esta realidad, Bradesco y Xerox comenzaron un viaje para evaluar cómo mejorar el proceso de recepción y pago de facturas por medio de un proyecto en el que participaron los departamentos de sistemas y cuentas por pagar del banco.
“Uno de los mayores desafíos fue crear una plataforma que integrara todos los procesos, reglas y funcionalidades, de acuerdo con el sistema tributario brasileño y las necesidades de Bradesco”, explica Ricardo Karbage, Director General de Xerox Brasil. “En el formato anterior, 60 departamentos recibieron, analizaron y validaron documentos, los cuales tardaron hasta 10 días en ser recibidos por el área de cuentas por pagar, para iniciar la liquidación fiscal, retención de impuestos y flujo de pago desde el documento físico. Ahora, con el proceso electrónico, todos los movimientos son digitales, eliminando la transferencia entre áreas y el riesgo de pérdida de documentos”.
En total, el ciclo se realizaba en un promedio de 20 días, con altos costos de procesamiento y almacenamiento, gran trabajo operativo y mayor exposición a riesgos, además del importante consumo de papel – si se apilaran, las facturas físicas de un año equivaldrían a una torre de 48 metros o 16 pisos. Actualmente, todo este proceso de validación de documentos en bases públicas, verificación de impuestos y puesta a disposición para el pago se realiza en tan solo un día.
Ampliando oportunidades
Xerox y Bradesco identificaron importantes mejoras con la implementación de un proceso digital, que en la primera fase absorbió más de 240 mil pagos / año.
Con la implementación de la segunda fase se procesarán automáticamente 420 mil pagos por año, apalancando los beneficios ya verificados:
- Agilidad en la cadena de pago
- Integración con el transportador de compras (aprobación, gestión y seguimiento)
- Reducción del consumo de papel: 420.000 documentos al año, sin contar los archivos adjuntos, que pueden duplicar esta cantidad
- Validación automática de documentos con Agencias Reguladoras
- Asertividad y seguridad en el análisis fiscal
- Menor incidencia de multas por pagos atrasados
- Menor exposición a riesgos operativos
- Mayor seguridad de la información
“Con los servicios de captura y contenido de Xerox, tenemos una plataforma verdaderamente digital, sin la necesidad de imprimir o usar papel. Con el proyecto de factura electrónica logramos mayor digitalización, optimización de procesos, integración del sistema de pago, mejor desempeño y reducción de costos”, agrega Ronaldo Lira, Gerente de Cuentas por Pagar de Bradesco. “Debido a la naturaleza sensible de la información y la urgente necesidad de acelerar estos procesos, Xerox demostró ser la mejor opción, ya que su amplio portafolio de trabajo incluye agencias gubernamentales, universidades y empresas relevantes para nuestro contexto”, concluyó Lira.
Acerca de Xerox Holdings Corporation
Desde hace más de 100 años, Xerox ha redefinido continuamente la experiencia del lugar de trabajo. Nuestra posición de liderazgo en tecnología de impresión para oficina y producción nos ha permitido expandirnos hacia el software y los servicios para impulsar sustentablemente a la fuerza laboral del presente. Desde los ambientes corporativos hasta los industriales, nuestras soluciones empresariales y servicios financieros diferenciados están diseñados para mejorar el trabajo cotidiano de los clientes, independientemente del lugar donde se lleva a cabo ese trabajo. Hoy, los científicos e ingenieros de Xerox continúan nuestro legado de innovación con tecnologías disruptivas en transformación digital, realidad aumentada, automatización de procesos robóticos, fabricación aditiva, el Internet Industrial de las Cosas, y tecnologías limpias. Más información en xerox.com.
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